Excel is een vertrouwd en krachtig hulpmiddel binnen veel organisaties. Het is flexibel, snel inzetbaar en geschikt voor analyses en overzichten. Toch zien we dat Excel in de praktijk vaak een structurele rol krijgt binnen de dagelijkse operatie. Bedrijven gebruiken spreadsheets om tekortkomingen in hun systemen op te vangen, bijvoorbeeld voor voorraadbeheer, planning of orderoverzicht.
Dat lijkt efficiënt, maar brengt risico’s met zich mee. Wanneer spreadsheets het fundament onder de bedrijfsvoering vormen, verdwijnt de grip.
Van hulpmiddel naar risico
Het gebruik van Excel als operationele oplossing is vaak het gevolg van systemen en processen die onvoldoende op elkaar aansluiten. Medewerkers creëren eigen bestanden om overzicht te houden en knelpunten op te lossen. Zolang de organisatie beperkt blijft in omvang, werkt dat vaak nog. Maar naarmate volumes groeien, neemt de complexiteit toe. Informatie raakt versnipperd, er ontstaan meerdere versies van hetzelfde bestand en de kans op fouten groeit. Wat bedoeld was als ondersteuning, wordt dan een structureel risico.
Geen realtime inzicht
Een belangrijk verschil tussen Excel en een ERP-systeem is realtime inzicht. Excel toont meestal een momentopname. In dynamische omgevingen, waar voorraden, orders en planningen continu veranderen, is dat onvoldoende. Daarnaast zijn Excel-bestanden vaak sterk afhankelijk van de persoon die ze heeft opgebouwd. Die kennis is zelden vastgelegd. Bij afwezigheid of vertrek van medewerkers wordt duidelijk hoe kwetsbaar dit is. Het programma is gevoelig voor menselijke fouten. Eén verkeerde formule of handmatige aanpassing kan grote gevolgen hebben. Deze fouten worden vaak laat ontdekt, wanneer ze al merkbaar effect hebben.
Geen ondersteuning van processen
Waar Excel vooral registreert en corrigeert, ondersteunt het geen bedrijfsprocessen van begin tot eind. Inkoop, planning, logistiek, verkoop en facturatie zijn losse schakels die handmatig met elkaar verbonden worden. Dat vraagt om extra controles en verhoogt de foutkans.
Waar ERP het verschil maakt
Het verschil ontstaat wanneer bedrijven overstappen van losse hulpmiddelen naar één geïntegreerd systeem. Waar Excel vooral registreert, ondersteunt ERP wel de bedrijfsvoering van begin tot eind.
Een modern ERP-systeem verbindt alle kernprocessen in één centrale omgeving. Gegevens worden één keer vastgelegd en zijn direct beschikbaar en inzichtelijk voor alle gebruikers. Dat voorkomt fouten, dubbel werk en handmatige controles.
ERP biedt bovendien realtime inzicht. Beslissingen worden genomen op basis van actuele data, waardoor organisaties sneller kunnen bijsturen en grip houden op voorraad, marges en leverbetrouwbaarheid. Grip is groei!
SNOOP als fundament
SNOOP biedt een solide en flexibele basis voor bedrijven die grip willen houden, ook wanneer processen complexer worden of de organisatie groeit en kennis niet langer persoonsafhankelijk kan zijn. De applicatie van SNOOP is webbased, modulair ingericht en ondersteunt meerdere bedrijven, administraties en gebruikers binnen één omgeving. Voeg zelf gebruikers toe en beheer de toegangsrechten.
De applicatie is beschikbaar in het Nederlands en Engels en maakt het werk ook nog eens een stuk eenvoudiger dankzij onder andere centrale inkomende e-mailboxen voor facturen, klachten en verkoopkansen, gecombineerd met een slimme Outlook-integratie voor het automatisch versturen van inkooporders, paklijsten en facturen. Maar dat is nog niet alles. Een goed ERP-systeem biedt tal van extra voordelen en brengt alle bedrijfsprocessen samen in één overzichtelijk platform, toegankelijk voor meerdere gebruikers binnen de organisatie. Daarnaast vormt CRM de ruggengraat van alle processen binnen de applicatie. Alles is ingericht op overzicht, samenhang en controle, zonder onnodige complexiteit.
En Excel? Excel krijgt weer de rol waarvoor het bedoeld is: ondersteuning, geen fundament.
Meer grip op processen en data?
→ Ontdek SNOOP en plan direct een demo